Baru dapat SP2DK atau surat dari kantor pajak? Konsultasikan dulu sebelum membalas Hubungi kami
Kembali ke Blog
Akuntansi dan Audit

Vendor Salah Transfer atau Gaji Masuk Dua Kali: Dicatat sebagai Apa?

Tim Arunika Consulting

Misalnya, bendahara sedang menjalankan transfer massal, lalu ada vendor yang menerima pembayaran dua kali atau satu karyawan menerima gaji dua kali. Pertanyaannya: uang yang keluar itu dicatat sebagai apa, dan bagaimana mengembalikannya tanpa membuat pembukuan PT atau CV menyimpang dari keadaan sebenarnya?

Artikel ini menjawab pertanyaan itu untuk pemilik PT dan CV yang membayar vendor dan gaji sendiri lewat internet banking. Dasar hukum yang kami rujuk hanya UU 28/2007 Pasal 28 tentang pembukuan dan UU 36/2008 Pasal 6 ayat (1) tentang biaya. Nama akun, bukti, dan jurnal koreksi adalah saran proses; bagian itu kami tandai dengan “menurut kami” atau “saran kami”.

Jawaban singkat

Menurut kami, dana yang salah terkirim dan akan kembali sebaiknya tidak langsung dicatat sebagai biaya. Saran kami, selama dana belum kembali, pengirim mencatatnya sebagai piutang lain-lain, dan penerima mencatatnya sebagai utang lain-lain atau titipan. Saat dana kembali, tutup piutang atau utang tersebut terhadap kas atau bank, dan simpan semua buktinya.

Apa kata aturan pembukuan

UU 28/2007 Pasal 28 ayat (1) menyatakan Wajib Pajak badan di Indonesia wajib menyelenggarakan pembukuan. Ayat (3) menyebut pembukuan atau pencatatan diselenggarakan dengan memperhatikan iktikad baik dan mencerminkan keadaan atau kegiatan usaha yang sebenarnya.

Bagi kasus salah transfer, frasa “mencerminkan keadaan atau kegiatan usaha yang sebenarnya” adalah patokan yang berguna. Menurut kami, keadaan sebenarnya setelah uang salah terkirim adalah: kas berkurang, dan ada tagihan pengembalian kepada penerima yang mengakui kelebihan itu. Menurut kami, mencatat kejadian tersebut apa adanya lebih sejalan dengan ayat (3) daripada membiarkan selisih tanpa penjelasan.

Pasal 28 ayat (7) menyebut pembukuan sekurang-kurangnya terdiri atas catatan mengenai harta, kewajiban, modal, penghasilan dan biaya, serta penjualan dan pembelian, sehingga dapat dihitung besarnya pajak yang terutang. Menurut kami, tagihan pengembalian dana tempatnya di catatan harta, dan dana titipan yang akan dikembalikan tempatnya di catatan kewajiban, bukan di catatan biaya.

Ayat (5) menambahkan bahwa pembukuan diselenggarakan dengan prinsip taat asas, dengan stelsel akrual atau stelsel kas. Menurut kami, artinya perlakuan yang Anda pilih untuk kejadian ini sebaiknya konsisten dengan cara perusahaan mencatat transaksi lain.

Naskah Pasal 28 tidak menyebut salah transfer secara khusus dan tidak menetapkan nama akun. Karena itu, uraian akun di bawah ini adalah rekomendasi proses.

Mengapa jangan langsung dicatat sebagai biaya

UU 36/2008 Pasal 6 ayat (1), sebagaimana diubah UU 7/2021, menentukan besarnya Penghasilan Kena Pajak bagi Wajib Pajak dalam negeri dan bentuk usaha tetap dari penghasilan bruto dikurangi biaya untuk mendapatkan, menagih, dan memelihara penghasilan.

Naskah pasal itu tidak menyebut salah transfer. Namun menurut kami, dana yang dikirim keliru dan akan kembali bukanlah biaya untuk mendapatkan, menagih, atau memelihara penghasilan. Mencatatnya sebagai biaya akan membuat laba tampak lebih kecil dari keadaan sebenarnya.

Sisi pengirim: piutang lain-lain

Saran kami untuk perusahaan yang salah mengirim:

  1. Catat dana yang keliru terkirim sebagai piutang lain-lain atas nama penerima, bukan sebagai pembelian, biaya vendor, atau beban gaji.
  2. Beri keterangan jurnal yang menyebut tanggal transfer, nomor referensi bank, dan alasan: salah kirim atau pembayaran ganda.
  3. Hubungi penerima secara tertulis, sebutkan jumlah, tanggal, dan rekening tujuan pengembalian.
  4. Saat dana kembali, buat jurnal yang menutup piutang lain-lain terhadap kas atau bank.

Untuk gaji yang masuk dua kali, urutannya sama. Saran kami, selisihnya dicatat sebagai piutang lain-lain atas nama karyawan yang bersangkutan sampai dana kembali.

Sisi penerima: utang lain-lain atau titipan

Bila Anda yang menerima dana yang bukan untuk perusahaan, misalnya customer salah transfer ke rekening PT, saran kami:

  1. Jangan mengakui dana itu sebagai penjualan atau penghasilan.
  2. Catat sebagai utang lain-lain atau titipan sampai dana dikembalikan.
  3. Beri tahu pengirim secara tertulis dan sepakati rekening tujuan pengembalian.
  4. Saat dana dikembalikan, tutup utang lain-lain terhadap kas atau bank.

Pencatatan ini menjaga agar penghasilan tidak tercatat lebih besar dari keadaan sebenarnya.

Bukti yang sebaiknya disimpan

UU 28/2007 Pasal 28 ayat (11) menyatakan buku, catatan, dan dokumen yang menjadi dasar pembukuan wajib disimpan selama 10 tahun di Indonesia, yaitu di tempat kedudukan Wajib Pajak badan.

Menurut kami, dokumen terkait salah transfer layak diperlakukan sebagai dokumen dasar pembukuan. Daftar yang kami sarankan:

  • bukti transfer asli dan mutasi rekening koran yang menunjukkan transaksi keliru;
  • tagihan atau slip gaji yang menunjukkan jumlah yang seharusnya dibayar;
  • korespondensi tertulis yang meminta pengembalian dan jawaban penerima;
  • bukti transfer pengembalian dan mutasi rekening saat dana kembali;
  • catatan persetujuan pimpinan atas jurnal koreksi.

Jurnal koreksi: contoh dan urutannya

Berikut urutan jurnal yang kami sarankan, tanpa angka karena nilai akan berbeda untuk setiap perusahaan:

  • Saat salah transfer ditemukan: debit piutang lain-lain, kredit akun yang sempat tercatat atau kredit bank, sesuai bagaimana kejadian itu tercatat awalnya.
  • Saat dana kembali: debit kas atau bank, kredit piutang lain-lain.

Sisi penerima kebalikannya: debit kas atau bank dan kredit utang lain-lain saat dana masuk, lalu debit utang lain-lain dan kredit kas atau bank saat dana dikembalikan.

Menurut kami, jurnal koreksi sebaiknya dibuat segera setelah salah transfer ditemukan, bukan menunggu akhir bulan, supaya saldo bank di pembukuan tetap bisa direkonsiliasi dengan mutasi rekening.

Bagaimana cara meminta pengembalian

Langkah berikut adalah saran praktis kami:

  • Hubungi penerima sesegera mungkin dan sampaikan fakta secara netral: jumlah, tanggal, dan nomor referensi.
  • Minta konfirmasi tertulis bahwa dana akan dikembalikan beserta rekening tujuannya.
  • Bila penerima adalah karyawan, sepakati secara tertulis apakah dana dikembalikan sekaligus atau bertahap.
  • Bila penerima tidak kooperatif, sarankan pimpinan berkonsultasi dengan penasihat hukum sebelum mengambil langkah lain.

Daftar cek singkat

  1. Dana yang salah terkirim tidak dicatat sebagai biaya, menurut kami.
  2. Pengirim: piutang lain-lain. Penerima: utang lain-lain atau titipan.
  3. Bukti transfer, tagihan atau slip, dan korespondensi disimpan.
  4. Jurnal koreksi dibuat segera setelah salah transfer ditemukan, dengan keterangan yang jelas.
  5. Pencatatan mencerminkan keadaan sebenarnya (UU 28/2007 Pasal 28 ayat (3)).

FAQ

Apakah salah transfer boleh dicatat sebagai biaya? Naskah UU 36/2008 Pasal 6 ayat (1) mengaitkan biaya dengan upaya mendapatkan, menagih, dan memelihara penghasilan. Menurut kami, dana yang akan kembali tidak termasuk itu, sehingga lebih tepat dicatat sebagai piutang.

Apakah nama akun “piutang lain-lain” diwajibkan? Naskah UU 28/2007 Pasal 28 tidak menetapkan nama akun. Nama itu saran kami; yang penting pencatatannya mencerminkan keadaan sebenarnya dan konsisten.

Berapa lama bukti disimpan? UU 28/2007 Pasal 28 ayat (11) menyebut buku, catatan, dan dokumen yang menjadi dasar pembukuan wajib disimpan 10 tahun di Indonesia, di tempat kedudukan Wajib Pajak badan. Menurut kami, bukti salah transfer termasuk dokumen dasar pembukuan.

Apakah gaji dobel perlu dibahas dengan konsultan? Menurut kami, ya, terutama bila nilainya besar atau pengembaliannya bertahap. Kami menyarankan pemotong pajak gaji meminta pendapat profesional pajak sebelum menentukan perlakuan lanjutan.

Pembahasan ini sengaja terbatas pada pencatatan dan bukti. Fakta tiap perusahaan berbeda, jadi ceritakan kondisi Anda sebelum menentukan jurnal.

Ceritakan kebutuhan Anda via chat: WA +62 851-1730-8880 · arunikaconsultant.com · @arunikaconsulting

Informasi umum, bukan nasihat akuntansi atau pajak. Layanan terkait ada di halaman akuntansi Arunika dan perpajakan Arunika.

Referensi